nederlands
english

Kennisbank Sociale Innovatie

Best practices en andere informatie over Sociale Innovatie, Slimmer Werken en Innovatief Organiseren

Terug naar overzicht

Kenmerken

  • Auteur: Stein, Philip
  • Datum van publicatie: 9 september 2014
  • Datum van plaatsen: 9 september 2014

Delen

Acties

Waardering:
Waardering: Openbare Bibliotheek IJburg: de ‘experimenteerbieb’
SluitenX

We werken nu nog met veel plezier
aan sociale innovatie, maar het NCSI
stopt per 1 april 2012 haar activiteiten!

Hoe lang kunt u ons nog bereiken?

Openbare Bibliotheek IJburg: de ‘experimenteerbieb’

2014 - De bibliotheek IJburg is een 'experimenteerbieb': speciaal gericht op innovatie. De bibliotheek is recent geopend (maart 2014) en heeft 5 medewerkers en een filiaalmanager. De bibliotheek heeft een andere werkwijze dan andere bibliotheekfilialen van de OBA (Openbare Bibliotheek Amsterdam). 

Aanleiding en doel

Om als bibliotheek in de huidige tijdsgeest te kunnen blijven voortbestaan moet de bibliotheek kritisch haar eigen rol aanschouwen en mee veranderen waar zinvol. De bibliotheek is een laagdrempelige ontmoetingsplek  waar iedereen vrij toegang heeft en kennis op kan doen. Voorbeelden hiervan zijn cursussen voor inburgeraars, leesclubs voor mensen die moeilijk lezen of leesclubs voor jongeren.

Er zijn computers aanwezig en medewerkers om mensen met vragen te ondersteunen en te helpen. De bibliotheek IJburg is opgericht met het doel om te experimenteren als bibliotheek en om de nieuwe rol van de bibliotheek vorm te geven. Meer participatie van bewoners uit de wijk en onderzoeken waar de bibliotheek en bewoners elkaar kunnen ondersteunen en samenwerken zijn belangrijk voor het behalen van deze doelen. Het filiaal richt zich dus naast het uitlenen van boeken juist op samenwerking met de buurt. Een speciale focus ligt hierbij op het binden van kinderen aan de bibliotheek om taalontwikkeling te stimuleren. Hiervoor start bijvoorbeeld een leesgroep met jongeren van 12 jaar, een initiatief van een medewerker, omdat blijkt dat deze doelgroep, als het om lezen gaat, makkelijk afhaakt. In samenwerking met scholen wil men onderzoeken hoe de bibliotheek de school kan versterken op het gebied van taalvaardigheid.

Sociale Innovatie

In de bibliotheek IJburg leveren medewerkers input en geven vorm aan de bedrijfsvoering. Zo worden activiteiten door alle medewerkers bedacht en gerealiseerd terwijl in andere filialen dit vooral door de accountmanager wordt gedaan. De leidinggevende van de bibliotheek IJburg, vertrouwt er op dat de medewerkers zelf capabel zijn om te beslissen of een activiteit waarde toevoegt in de wijk. Daarnaast hebben de medewerkers inspraak in de strategie van dit filiaal. Hierdoor is de besluitvorming gedecentraliseerd waardoor er meer ruimte is voor input van alle medewerkers en niet enkel van de manager.

Bovendien ligt er veel nadruk op professionele ontwikkeling en het leren van elkaar, medewerkers maken elkaar wegwijs in een thema waarin zij expert zijn en wat belangrijk kan zijn voor de bibliotheek, zoals mediawijsheid (wijze omgang met nieuwe media). Ten slotte legt de bibliotheek nadruk op co-creatie: activiteiten worden zoveel mogelijk samen met andere organisaties uit de buurt en buurtbewoners ontplooid. Dit geschiedt op basis van wederzijdse hulp aan elkaar. 

Werkwijze

Eens in de 6 weken vindt er een teamoverleg plaats. Medewerkers evalueren hoe het loopt in het filiaal, merken knelpunten op en stellen oplossingen voor. Een medewerker stelt bijvoorbeeld voor om kennis te delen over voorleestips voor ouderen. Op deze manier brengt iedereen kennis in en leert men van elkaar.

Voor de onderlinge communicatie binnen het team is een ‘Yammer’ platvorm geopend door een medewerker. Er was behoefte van medewerkers om geïnformeerd te zijn en te blijven, ook op dagen dat men niet werkt, om zo direct voldoende te weten als men weer ging werken na afwezigheid.

Het filiaal heeft, naast het gebruikelijke budget, extra budgettaire ruimte om te experimenteren. De OBA wordt gesubsidieerd door de gemeente. Tegelijkertijd heeft de OBA als geheel de opdracht gekregen van de gemeente om, naast het ontvangen van een subsidie, ook voor een gedeelte zichzelf te bekostigen. Dit doen ze door de kosten te beperken, bijvoorbeeld  door vermindering van de inhuur van externe dienstverleners, en door activiteiten te organiseren waarvoor ze een kleine vergoeding ontvangen. Dit heeft twee gevolgen: aan de ene kant worden ideeën van onderop door medewerkers zelf ontplooid tot activiteiten. Als gevolg hiervan krijgen medewerkers een breder takenpakket omdat ze zelf meer taken op zich nemen die voorheen door externe dienstverleners werden ondernomen. Aan de andere kant onderzoeken medewerkers meer de samenwerking met lokale organisaties en buurtbewoners. 

Ideeën van onderop

Als een medewerker een idee heeft voor een activiteit wordt de ontwikkeling ervan eerst besproken met de andere medewerkers. Wanneer er directe kosten zijn verbonden aan de activiteit wordt dit eerst besproken met de manager. Op deze manier kan iedereen in het team input leveren aan activiteiten. In het geval dat het team inhoudelijke ondersteuning nodig heeft, kunnen ze terecht bij het team innovatie of het team educatie van de OBA.

Ideeën van medewerkers hebben geleid tot activiteiten zoals een boekenmarkt (kinderen hun eigen boeken laten verkopen in de bibliotheek), een tabletcafé (maandelijkse bijeenkomsten, op regelmatige basis met koffie en tablet waar bewoners elkaar kunnen helpen met hun vragen hieromtrent) en een babycafé (ontmoetingsplek voor ouders met baby’s waar ze ook voorleestips krijgen).

Medewerkers zetten niet alleen activiteiten op maar hebben ook inspraak in de strategie. Een initiatief door medewerkers was het voorstel om het filiaal na 6 maanden van een filiaal met accent op jeugd tot een compleet jeugdfiliaal te veranderen. Dit is doorgevoerd, dus de volwassen boeken gaan uit het filiaal. Wel kunnen volwassenen binnen 24 uur via de OBA-website hun bestelde boeken in de biebox (soort snackbar voor boeken) ophalen. Met deze verandering, wel afgestemd met de leidinggevende denken de medewerkers dat ze nog beter recht doen aan het feit dat er zoveel kinderen in de wijk wonen. Er wonen zo’n 21.000 inwoners in IJburg, waarvan 10.000 kinderen. 

Co-creatie

Veel activiteiten zijn ontplooid dankzij “co-creatie”: samenwerking met lokale organisaties en buurtbewoners. Een van de medewerkers heeft speciale tijd beschikbaar gesteld gekregen om in gesprek te gaan met organisaties en te onderzoeken of er samenwerking mogelijk is en hoe dat eruit zou kunnen zien. De samenwerking kan gebaseerd zijn op basis van wederzijdse hulp aan elkaar. In andere gevallen stelt de bibliotheek haar ruimte ter beschikking tegen een lichte vergoeding, bijvoorbeeld aan huiswerkbegeleiding. In beide gevallen wordt de bibliotheek een ontmoetingsplek in de wijk en andere organisaties vinden zo een plek (de bibliotheek) om zich te profileren in de buurt. Hierbij staat ook de deur open voor ZZP-ers met hun kennis en kwaliteiten.

Een voorbeeld van samen voor de wijk werken is de ‘flexbieb’, een vrijwilligersinitiatief. Mensen brengen daar hun boeken heen en kunnen andere boeken lenen. De OBA bibliotheek is met de ‘Flexbieb’ in gesprek om te voorkomen dat er dezelfde activiteiten plaats vinden. Ook gaat de OBA naar de ‘Flexbieb’ verwijzen als volwassenen een boek direct willen lenen.

Een ander voorbeeld is de samenwerking met het theater dat om de hoek zit. Er zijn gesprekken over het voorlezen van een gekozen boek (in het filiaal) en dat vervolgens met de kinderen in een theaterstuk te verwerken. Mogelijk met voorstelling in het theater.

Buurtbewoners worden ook bij activiteiten betrokken en kunnen zelf met voorstellen komen voor samenwerking. Dit is in overeenstemming met de filosofie van de bibliotheek om open te staan voor ideeën van buiten de organisatie. Zo kunnen buurtbewoners ideeën aandragen voor de bibliotheek. Dit heeft onder andere geleid tot een wekelijkse filmvertoning (de bibliobios) en een wekelijks playstation toernooi voor kinderen. De bibliotheek doet mee met het ‘bankjescollectief’, een lokaal initiatief van een buurtbewoner. Samen met een medewerker is er gekeken hoe hier vorm aan kan worden gegeven. Er wordt nu op de banken buiten het filiaal, voorgelezen aan kinderen met limonade en iets lekkers. Ook heeft de bibliotheek op een avond een bewonersbijeenkomst gehuisvest. Met 80 mensen werden toen initiatieven die de bewoners wilden starten op IJburg besproken of geëvalueerd. De bibliotheek diende als vergaderruimte voor en door de bewoners op IJburg. 

Resultaten

De bibliotheek is pas recent geopend (maart 2014) en kan al wel positieve resultaten laten zien. Qua omvang is de bibliotheek een klein filiaal (300 vierkante meter) maar wat betreft de bezoekersaantallen en de uitleen van boeken is de bibliotheek gelijk aan die van een middelgroot filiaal. Verklaringen hiervoor zijn mede gelegen in de enorme behoefte van de wijk aan een ‘professionele’ bibliotheek. IJburg heeft 21.000 inwoners, waarvan 10.000 kinderen. Gelijktijdig werkt er een enthousiast team van medewerkers die betrokken zijn en er het beste van willen maken.

Daarnaast komen veel van de activiteiten voort uit co-creatie met andere organisaties en/of buurtbewoners. Deze samenwerking zorgt voor activiteiten die aansluiten bij de behoeften van de buurtbewoners. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de bibliotheek leeft onder de lokale bevolking en dat kinderen gebonden worden en de weg vinden naar de bibliotheek. Een geïnterviewde medewerkster beaamt dit: de activiteiten zijn een succes en de buurtbewoners en organisaties waarmee wordt samengewerkt zijn enthousiast. De uitdaging blijft in de samenwerking: om naast georganiseerde initiatieven ook individuele buurtbewoners bij het opzetten van activiteiten te betrekken.

Concluderend kan gesteld worden dat medewerkers ondernemend zijn, een hoge mate van onderlinge solidariteit in het team ervaren en verantwoordelijkheid nemen. Omdat medewerkers hun rol breed oppakken leren ze flexibel te zijn. Ze hebben een afwisselend en uitdagend takenpakket en hun innovatieve vermogen wordt benut en vergroot. 

Zie ook: http://www.nieuworganiseren.nu/cases/bewoners-ijburg-regelen-eigen-bibliotheek/

Brontype: cases

Sectorindeling: Publieke sector

Thema: dynamisch managen & leiderschap, externe samenwerking, intrapreneurship