Partena; de gezonde reflex

2016 – Partena is een ziekenfonds/sociale verzekeringsfonds in België. Eind 2014 na een fusie, is men begonnen aan een vernieuwing van de arbeidsorganisatie van dit kantorennetwerk. Kaat Goorts schreef er een artikel over in het blad van Flandres Synergy, dat hieronder wordt samengevat.

De sociale innovatie

Oktober 2014 startte Partena een project Innovatieve ArbeidsOrganisatie met Flandres Synergy. Hierarchische lagen werden verwijderd; de beslissingen werden lager in de organisatie gelegd; men ging stapsgewijs in autonome teams werken. 

Aanleiding en aanpak

Na een fusie in 2013 bevond de organisatie zich in een crisis: de organisatie was meer gelaagd en minder wendbaar geworden; er waren langere levertijden en de dienstverlening in het algemeen was voor verbetering vatbaar.  Dat waren de redenen om het project Innovatieve ArbeidsOrganisatie te starten.

De eerste stap betrof een reductie van het aantal hiërarchische lagen en een aanpassing van de werkprocessen in de resterende lagen. Management taken werden opnieuw belegd in sterrollen.

Bij de tweede stap was de intentie om de bestaande geografische groepering van het werk te herontwerpen zodat teams met een hele taak konden worden gevormd.  Maar dat bleek niet heel eenvoudig. Daarom werd begonnen met het trainen en omscholen van 8 office managers tot teamleiders.

De derde stap was nu het geleidelijk starten van teams. In februari 2015 werden 2 pilootteams opgericht en vanaf mei ging er elke week een nieuw team van start. In totaal zijn er nu 10 teams. Het eerste vraagstuk waar een nieuw team zich over bleek te moeten buigen was: hoeveel mensen in welke rollen zijn er nodig om onze doelstellingen te halen?, de ‘ resource planning’. 

Resultaten

De teams bepalen zelf wanneer, wie, waar werkt en hoe ze hun afspraken plannen. Zij zijn verantwoordelijk voor het realiseren van hun doelstellingen.

De doelstellingen worden nu wel gehaald.

Het engagement van de medewerkers is enorm toegenomen. Er is meer vertrouwen onderling en capaciteiten van medewerkers worden beter benut. De teamleiders zien steeds meer competenties in de teams naar boven komen.  

Lessons learned

Het werken met pilootteams om te beginnen heeft vele voordelen. Eén ervan is dat dat de informatieverspreiding in de hele organisatie over hoe het is om in een autonome groep te werken langzaam maar zeker wordt overgenomen door teamleiders en medewerkers.

Starten met de resource planning is moeilijk, maar je hebt wel meteen alle knelpunten op tafel.

Ook nu de teams autonoom functioneren zijn er nog verbeteringen nodig, met name op het gebied van ‘het nieuwe leidinggeven’. Dat wil zeggen het vinden van de juiste oplossingen in de dilemma’s: ‘ingrijpen versus loslaten’  of ‘controle versus vertrouwen’.

Referentie

Goorts, Kaat. ‘ De gezonde reflex.’ In: Flandres Synergy, GePROJECTeerd/Goede praktijken, 2016, pp. 10 – 13. Het artikel is als bijlage opgenomen.

Kenmerken