Train je Collega

2013- Iedereen herkent de situatie waarin een computer net even niet doet wat jij wilt, of dat een presentatie voorbereiden net even teveel tijd kost. Meestal is er binnen de organisatie wel iemand die daarbij kan helpen, bijvoorbeeld die ene collega die net even wat handiger is met computers. Vanuit deze constatering werd in 2010 in de Gemeente Amsterdam het idee voor Train je Collega geboren. Het concept is simpel, geef een training aan je collega’s over een onderwerp waar jij iets meer van weet (WIM). De drempel is laag en het systeem zelf regulerend.  Dat wil zeggen dat iedereen een training mag geven, het blijkt vanzelf wel of er animo voor is. De kracht van dit concept blijkt uit het feit dat afgelopen oktober voor de tweede keer landelijk de train je collega week is gehouden. Deze editie waren er zelfs een aantal deelnemende organisaties vanuit  België. Hoe ontstond dit concept?

2010- In 2010 ontstond Train je Collega als spinoff van het Amsterdamse Innovatie Festival. Ontstond in plaats van startte, omdat een projectplan – al dan niet bewust- ontbrak. Vanuit de constatering dat er voor (kleine, praktische) problemen altijd wel iemand in de organisatie is die je kan helpen zijn de initiatiefnemers begonnen met –het proberen- deze kennis binnen de organisatie te verspreiden.  Hiervoor werd het concept van ‘Train je Collega’ bedacht. Kleinschalige trainingen van ongeveer een uur. Alle lagen van de organisatie kunnen kosteloos deelnemen, als trainer of als deelnemer.

De initiatiefnemers werkten voornamelijk in hun eigen tijd en hanteerden een pragmatische insteek. Zo werden bijvoorbeeld zowel de trainers als de locaties via het ‘warme netwerk’ van de initiatiefnemers geregeld. Naast het feit dat hierdoor (bijna) geen kosten gemaakt hoefde te worden, was het bijkomend voorde dat er geen formele toestemming gevraagd hoefde  te worden. Hierdoor kon het proces snel en flexibel blijven. Mede door het ontbreken van formele prestatie-eisen bleef het proces laagdrempelig, er werden bijvoorbeeld geen inhoudelijke eisen gesteld aan het niveau van de trainingen. Wanneer er geen animo voor is dat blijkt dat vanzelf uit de opkomst. Deze eerste trainingen werden gevolgd door ongeveer 90 mensen en gingen voornamelijk over social media, zoals Yammer en Twitter.

2011- Het jaar daarop bleek de vraag naar trainingen toegenomen. Niet alleen vanuit de eigen organisatie, maar ook van externe partijen zoals bijvoorbeeld de Uni van Utrecht waren geïnteresseerd. Bij deze organisatie ontbrak echter een intranet om de aanmeldingen te organiseren, waardoor de vraag naar een centraal inschrijfpunt ontstond. Echter was er geen geld beschikbaar om dit te realiseren. Daarom werd via social media een oproep gedaan voor een ‘maatschappelijk betrokken website bouwer’ die het Train je Collega initiatief wilde ondersteunen. Deze werd binnen twee weken gevonden in de vorm van LimoenGroen. Kort daarna was het landelijke inschrijfpunt/website een feit. Uiteindelijk werden in 2011 zo’n 200 mensen getraind.In 2012 waren het er zelfs 500 en in 2013 zijn er landelijk maar 10.000 ambtenaren getraind door een collega. Ondanks deze schaalvergroting is de insteek hetzelfde gebleven, zonder (veel) geld en zonder inhoudseisen je collega trainen. Doordat alle evenementen in een week plaats vinden, wordt het momentum behouden.

Succesfactoren

Een essentieel onderdeel van het succes van Train je Collega is het enthousiasme van de initiatiefnemers geweest. Door hun ‘gewoon maar doen’ aanpak buiten de gebaande paden om, werden ze niet gehinderd door (bureaucratische) regels of schotten binnen de organisatie. Daarnaast is hun (grote) netwerk belangrijk geweest. Door het ontbreken van budget kwam het voornamelijk aan op ‘vriendendiensten’. De aanwezigheid van internet is belangrijk geweest bij het in contact brengen van verschillende ‘welwillenden ’.

Doordat de initiatiefnemers alle drie binnen Amsterdam werkzaam waren was het relatief eenvoudig om veel persoonlijk contact te hebben, door bijvoorbeeld vaak met elkaar te lunchen. Deze informele contacten hebben een grote bijdrage gehad aan de ontwikkeling van het project. In plaats van formeel en planmatig het concept uit te werken, werd op deze manier flexibel en ad hoc geïmproviseerd. Hierdoor werd het momentum behouden, er hoefde niet gewacht te worden op toestemming van boven of op volgende fases van het plan.

Resultaten

Zoals boven beschreven zijn er in 2013 ongeveer 10.000 ambtenaren getraind door collega’s. Wat zijn hier de effecten van binnen de organisatie? Volgens Anne-Claire Frank leren mensen elkaar kennen, niet alleen binnen de eigen afdeling maar ook daar buiten. Dit heeft een aantal praktische voordelen. Ten eerste weet men elkaar te vinden bij problemen, bijvoorbeeld over de onderwerpen waar een training over gegeven is. Hierdoor kan (veel) tijd worden bespaard en bijvoorbeeld een beroep op ICT of andere ondersteunende diensten.

Andere deelnemende organisaties verwachten zelfs een toename in de interne mobiliteit doordat medewerkers bij elkaar over de vloer komen. Functies op andere afdelingen zijn ‘minder eng’ wanneer je daar al een beetje bekend bent.

Ten derde wordt het leervermogen binnen de organisatie geprikkeld. Een training kan bijzonder inspirerend werken, en mensen net dat zetje geven om zich echt in het onderwerp te verdiepen. Daarnaast kan het zo zijn dat mensen over een ander onderwerp zelf een training willen geven, en zichzelf zo stimuleren om te ontplooien. Ondanks dat de trainingen dus maar een uur duren, is het mogelijk dat de effecten langer merkbaar zijn. De trainingen brengen immers ook gelijkgestemden/ mensen met dezelfde interesses (of juist onwetendheid) samen. Het leren in groepen, of juist het bespreekbaar maken van moeilijkheden of ontbrekende kennis is een van de mogelijke bijeffecten.

Ten slotte zijn er nog de persoonlijke voordelen voor de coach, trainer, spreker, adviseur zelf. John Tetteroo van Intercoach: “Een manager wordt echt een betere manager als hij zijn coaching vaardigheden op orde heeft. Hij leert luisteren en doorvragen en zijn mede­werkers stimuleren om zelf met oplossingen te komen.”

Een probleem bij bovenstaande resultaten is echter dat ze bijzonder lastig te meten zijn. Doordat de echte meerwaarde ligt in informele sfeer, durven vragen, weten wie te vragen et cetera, zijn eventuele organisatieprestatie verbetering lastig te koppelen aan het Train je Collega initiatief.
Train je collega is geëvalueerd door TNO. Zie bijlage TNO evaluatie.

Sociale innovatie

Sociale innovatie is het verbeteren van zowel de arbeidskwaliteit als de organisatieprestaties.

Het Train je Collega concept draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit van arbeid. Bij dit Bottum-up concept krijgen medewerkers de mogelijkheid om te laten zien waar ze goed in zijn. Hierdoor worden niet alleen de coachende werknemers in hun kracht gezet, maar verbeteren ook de contacten binnen een organisatie. De secretaresse die de manager een training geeft in Word, of collega’s van een andere afdeling die eindelijk in de gaten hebben wat de ander doet, of wie de ander is dragen bij aan een verbetering van de kwaliteit van arbeid. Ten eerste komt dit omdat de ruimte die coachende werknemers krijgen bijdraagt aan de diversiteit van hun werk en mogelijkheden. Ten tweede zorgen de trainingen, zoals boven beschreven, eventueel voor een doorbreking van de verkokering en bevorderd het interne mobiliteit.

Het effect op organisatieprestaties is lastig te kwantificeren. De vraag in hoeverre een training van een uur effectief is, is moeilijk te beantwoorden. Wel ligt het in de lijn der verwachting dat werknemers, al zijn het er maar een aantal, eventueel geïnteresseerd raken in een onderwerp en wellicht in hun eigen tijd hier verder op studeren. Voorts is het een uitgelezen kans om kennisdeling binnen de organisatie te vergroten. Doordat nu concreet inzichtelijk wordt gemaakt welke collega waar verstand van heeft, kan in de toekomst een hoop tijd worden bespaard. De verwachting is dat de cumulatieve effecten van de trainingen de organisatie in ieder geval niet slechter laat presteren. Het is lastig om te kwantificeren gezien de caleidoscoop aan trainingen die gegeven is, waardoor effecteten op verschillende beleidsterreinen, persoonlijke effectiviteit en wat al niet meer te meten zou moeten zijn.

Bron: www.Trainjecollega.org

Datum van publicatie: 2013

Datum van plaatsen: 2013

Thema: Dynamisch managen & Leiderschap, Externe samenwerking, Flexibel organiseren,  Talentontwikkeling

Sectorindeling: Publieke sector/Overheid

Brontype: Multimedia

Organisatie: Overheid breed

Homepage: www.Trainjecollega.org

Contactpersoon: Anne-Claire Recht

Kenmerken