Eerst organiseren dan digitaliseren

Eerst organiseren dan digitaliseren

2019 – Met een parafrase van een bekende uitspraak van Ulbo de Sitter: ‘eerst organiseren dan automatiseren’, begint Frank Pot zijn bijdrage aan de bundel STAD 2019. 

Pot gaat in het eerste deel van deze bijdrage in op de theorie die leidt tot het inzicht dat technologisering, automatisering, digitalisering geen autonoom processen zijn waarvan men de (negatieve) gevolgen moet beheersen, maar processen waarin keuzes gemaakt kunnen en moeten worden ten aanzien van de organisatie-structuur en – cultuur, ‘strategische keuzes’. Zo kunnen zowel de prestaties van de organisatie en de innovatiekracht als de kwaliteit van de arbeid positief beïnvloed worden. Hij verwijst onder meer naar de Moderne Sociotechniek van U. de Sitter, het ‘demand – control’ model  van R. Karasek en het concept ‘Organisational choice’ dat verwoord is door H. Doorewaard et al. Dat het kan werken wordt geïllustreerd met praktijkvoorbeelden: de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid in België en de gemeente Hollands Kroon in Nederland.

Dan volgt een paragraaf waar in diverse initiatieven en programma’s op het gebied van Slimmer werken en Sociale Innovatie in de publieke sector worden aangehaald en beschreven hoe die – voornamelijk door inconsequentie, doorkruising met bezuinigingsdoelstellingen en onduidelijkheid over opdrachtgevers en sponsors – tot weinig positieve praktijken hebben geleid en ook niet tot beter collectief inzicht.

Om aan dat laatste iets te veranderen, beschrijft hij een aantal valkuilen voor nieuwe initiatieven:

1. Reageren in plaats van anticiperen;  die valkuil kan vermeden worden, vooral door van het begin af aan werknemers in de besluitvorming en voorbereiding van digitalisering te betrekken.
2. Beperking in plaats van vergroting van speelruimte door digitalisering; IT zou daarentegen ambtenaren moeten ondersteunen bij het zelfstandig uitoefenen van hun taken.
3. Aanpak op individueel of werkplekniveau in plaats van organisatieniveau; zaken als ‘vaardigheden van de 21^e eeuw’ en jobcrafting komen pas tot hun recht in platte, niet-functionele of op diensten gerichte organisaties.
4. Gebrek aan regie; nieuwe initiatieven behoeven duidelijk opdrachtgeverschap, Zelfsturende teams vergen een andere productie- en besturingsstructuur, big data zouden burgers en ambtenaren moeten ondersteunen in plaats van controleren.
5. Vermenging met bezuinigingsdoelstellingen; het is aan te bevelen om met slimmer werken te beginnen en dan digitalisering toe te passen, van deze aanpak is de uitkomst waarschijnlijk dat met minder mensen meer diensten kunnen worden geleverd.

 

Pot besluit het artikel met de aanbeveling dat de overheid als landsbestuurder hightech campagnes zou kunnen ontwikkelen naar het voorbeeld van bijvoorbeeld Duitsland met de programma’s: ‘Gute Arbeit im digitalen Zeitalter’(2014) en ‘Innovationen für die Arbeit von morgen’ (2016).

Referentie
Frank Pot (2019). Eerst organiseren, dan digitaliseren! In: Jaap Uijlenbroek en Zeger van der Wal(Red.). Staat van de Ambtelijke Dienst (STAD) – ‘Technologische en sociale innovatie bij de overheid. Gevolgen voor beleid, bestuur en management’(pp. 323 – 338). Den Haag: CAOP. De pdf. is als bijlage toegevoegd.

STAD 2019: Technologie en sociale innovatie bij de overheid. Gevolgen voor beleid, bestuur en management. Staat van de Ambtelijke Dienst (STAD), Publicatiereeks Overheid & Arbeid, 2019, nummer 50. Den Haag: CAOP. De publicatie is als e-book te downloaden: https://www.caop.nl/artikelen/2019/vierde-industriele-revolutie-pas-succesvol-als-technologische-en-sociale-innovatie-samengaan/

Kenmerken