Gemeente Ermelo

2022- In 2018 is gemeente Ermelo begonnen met het opnieuw ontwerpen/vormgeven van de organisatie. Er werden nieuwe teams opgericht met het doel om ‘opgavegericht’ te werken om de dienstverlening te verbeteren. In 2022 deden Fietje Vaas en Joska Strikker een onderzoek naar de uitwerking hiervan. Het verslag daarvan is te vinden in de bijlage. Het onderstaande is een samenvatting van dat verslag.

Aanleiding zelforganisatie

Als gevolg van een forse bezuiniging opgave op de bedrijfsvoering en decentralisatie van rijkstaken naar gemeenten is het oude gemeentelijk apparaat op de schop gegaan. Er zijn samenwerkingsverbanden ontstaan met de gemeente Harderwijk en Zeewolde omtrent de uitvoerende dienstverlening. Deze organisaties werken niet met zelforganisatie. Hier worden de medewerkers geleid door directeuren en aangestuurd door afdelingsmanagers De bij de gemeente resterende 100 medewerkers zijn ondergebracht in zelforganiserende teams.

 

Methode

De bij de gemeente ‘overgebleven’ medewerkers zijn met name beleidsmedewerkers. Voor hen is er geen duidelijk gedefinieerd thuisteam. Medewerkers dienen opgavegericht, of in andere woorden projectmatig, te werken. Dit houdt in samen met inwoners, ondernemers en organisaties doen wat nodig is om een opgave te realiseren. In eerste instantie worden werknemers ingezet vanuit hun expertise, maar het is de bedoeling dat er geen schotjes zijn in de organisatie en medewerkers met verschillende vraagstukken in aanraking komen. Kortom, mensen en werk worden flexibel rondom een opgave georganiseerd.

Ter bevordering van deze opgaven wordt een aanjager ingezet die zorgt voor een visie, creëren van draagvlak en het verbinden van mensen aan doelen. De regisseur heeft de integrale blik en geeft richting. Per project bekijkt de regisseur, in samenspraak met de directie, welke werknemers geschikt zijn voor welke opgaven.  Ook is de regisseur op de achtergrond aanwezig voor als de zaken buiten de perken dreigen te gaan.

Werkwijze

Welke projecten een bestuurlijk speerpunt zijn wordt bepaald door de wethouders en het college in samenspraak met de ambtelijke organisatie (medewerkers en regisseurs). Hiervoor wordt een PID (project initiatie document) opgesteld. Hierin wordt de doelstelling beschreven, maar ook teamrollen en het budget worden hierin aangekondigd. Vanuit daar ligt de uitvoering bij het team. Wel dient de wethouder formeel gezien geïnformeerd te worden over de stand van zaken, echter is dit bedoeld om de medewerker te faciliteren, niet te controleren.

 

Resultaten

Over het algemeen zijn medewerkers tevreden over zelforganisatie. Wel wordt erkend dat het niet voor iedereen is weggelegd. Grofweg kan er worden gesteld dat oude medewerkers er meer moeite mee hebben dan de nieuwere lichtingen. Daarnaast kunnen eigen uren schrijven en deadlines stellen als bezwaarlijk worden ondervonden. In het laatste medewerkers tevredenheid onderzoek is hoge werkdruk met name naar voren gekomen. Gezien zelforganisatie nog maar kort geleden zijn intrede heeft gedaan in de gemeente is er nog geen informatie over in hoeverre de beoogde besparing en verbeterde dienstverlening naar burgers is gerealiseerd.

 

Referentie

Joska Strikker: ‘Gemeente Ermelo: zelforganiserende teams’ (2022), Leiden: TNO

 

De casebeschrijving is te downloaden via de knop hieronder.