Gemeente Molenlanden

2022- Gemeente Molenlanden is op 1 januari 2019 ontstaan na een fusie van twee gemeenten: Molenwaard en Giessenlanden. De gemeente bestaat uit verschillende dorpen in Zuid- Holland en telt op 31 januari 2021, 44.660 inwoners. In januari 2022 deden Fietje Vaas en Joska Strikker onderzoek naar de manier waarop de fusiegemeente georganiseerd wil zijn, namelijk door middel van zelforganisatie. Het volledige verslag daarvan is te vinden in de bijlage. Het onderstaande is een samenvatting van dat verslag.

Aanleiding fusie en zelforganisatie

Gezien de steeds complexere maatschappelijke context wordt een hoge mate van wendbaarheid, participatie en netwerkvaardigheid verwacht. Dit is de reden dat de gemeenten ervoor hebben gekozen hun krachten en vaardigheden te bundelen en te werken aan een gezamenlijke toekomst. Het gemeentelijk apparaat omvat ongeveer 280 medewerkers die werken in zelforganiserende teams. De reden hiervoor is dat de dienstverlening meer gericht moet zijn op vertrouwen op en ruimte voor burgers met eigen initiatief. Om dit te bewerkstelligen moet op dezelfde manier naar werknemers gekeken worden.

 

Methode

Direct na de fusie gingen de medewerkers met elkaar op ‘reis’ en konden op die manier kennis maken met elkaar.  Ook kregen de medewerkers de kans om eigen inbreng te leveren over hoe hun droom-gemeente eruit zag. Uiteindelijk is er gekozen voor zelforganiserende teams bestaande uit tenminste 10 en maximaal 15 medewerkers die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het totale proces waarin een product of dienst tot stand komt. Er zijn twee soorten teams: vak teams en tijdelijke teams. De vak teams, samengesteld op basis van vakdiscipline, pakken de reguliere afgebakende taken op die komen vanuit de bestuurlijke tafel. De tijdelijke teams worden gevormd als er ad hoc opdrachten uitgevoerd moeten worden. Deze projecten kunnen discipline overstijgend zijn en medewerkers kunnen op basis van talent, kennis of ervaring deelnemen aan een tijdelijk team  Daarnaast worden teamrollen toebedeeld, zodat organisatorisch functies als HR & financiën binnen elk team geregeld zijn.  Om de teams te faciliteren (als daar behoefte aan is) zijn er spelverdelers aanwezig op de achtergrond. Als laatste is er de directie. Teams hoeven hier geen verantwoording aan af te leggen, behalve als het gaat om personeelszaken en grote geldsommen.

 

Werkwijze

Het gemeentebestuur (college van B&W) bepaalt middels koersdocumenten welke opdrachten uitgevoerd moeten worden. De ambtelijke opdrachtnemers/teams zijn verantwoordelijk voor het oppakken en uitvoeren van de taken/opgaven. Elk team is volledig verantwoordelijk voor het vastgestelde budget.

 

Resultaten

De fusie is pas kort geleden voltooid, een uitgebreide evaluatie heeft daarom nog niet plaatsgevonden. Wel worden inwoners aanzienlijk intensief betrokken middels een samenleving programma. Inwoners en ondernemers kunnen op verschillende momenten hun ideeën kwijt over thema’s als klimaat, voedsel en burgerparticipatie. Wat betreft zelforganisatie ging het de Molenwaarders soepeler af dan de Giessenlanders. Bij gemeente Molenwaard lagen verantwoordelijkheden al laag in de organisatie. Geconcludeerd werd door de respondenten dat het erg persoonsafhankelijk is of zelforganisatie bij een medewerker past. Waar dat aan ligt is moeilijk te duiden. In ieder geval niet met leeftijd stellen de respondenten. Voor sommige medewerkers is het lastig knopen door te hakken en/of té veel bezig zijn met nevenzaken in plaats van de inhoud. Daarnaast heerst er het gevoel van onderbezetting van personeel. Of dit door zelforganisatie komt moet nader worden middels een tussentijdse evaluatie in de gemeente.

 

Referentie

Joska Strikker: ‘Gemeente Molenlanden: zelforganiserende teams’. (2022) Leiden: TNO.

 

De casebeschrijving is te downloaden via de knop hieronder.