KLG Europe: Onze mensen zijn ons meest fragiele kapitaal en we nemen hen serieus

2019 – KLG Europe is een familiebedrijf. KLG Europe verzorgt transport over de weg, het water, het spoor, en via de lucht, en levert value added services, verzorgt warehousing en douaneformaliteiten.
Het bedrijf is in 1918 opgericht met als core business transport. Sinds 1947 heeft KLG Europe haar vleugels nationaal en internationaal uitgeslagen met verschillende diensten en vestigingen. KLG Europe beschikt momenteel over 16 eigen vestigingen in Nederland (Eersel, Rotterdam en Venlo), Engeland (Bradford), Roemenië  (Boekarest Cluj Napoca, Constanta, Craiova, Brasov, Timisoara, Bacau, Sibiu) en in China (Shanghai, Qingdao, Xiamen, Shenzhen). In heel Nederland werken er 550 medewerkers bij de organisatie, bij de vestiging in Venlo werken 200 medewerkers. Wereldwijd zijn er 1100 medewerkers in dienst. Het bedrijf won in 2011 de Lean&Green award en is bewust bezig met het verminderen van de CO2 footprint door voor duurzame oplossingen te kiezen. Daarnaast beschikt KLG Europe over goed en modern materieel. De chauffeurs worden getraind om zo veilig en zuinig mogelijk te rijden.
KLG Europe voert een MVO-beleid (PPP) omdat het bedrijf zich bewust is van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid. Naast wat hiervoor over duurzaamheidsbeleid (Planet) werd gezegd, komt dit onder meer tot uitdrukking in een informele bedrijfscultuur. Goed en ergonomisch materieel, het respecteren van de Europese rijtijden en aanpassingen in het werk bij verminderde belastbaarheid, geven vorm aan het stuk People. De stabiele koers van de organisatie en de financiële betrouwbaarheid geven invulling aan het onderwerp Profit.
Dit artikel gaat over de vestiging in Venlo (200 medewerkers). De vestiging Venlo is het hoofdkantoor van de organisatie. Crossdocking, transport planning, warehousing en douaneformaliteiten geven vorm aan de dienstverlening van deze vestiging. Er werkt hier dus een grote variëteit aan medewerkers met verschillende functies. De diensten die de vestiging in Venlo aanbiedt zijn onder te brengen onder de term: expediteur. Deze vestiging heeft geen eigen wagenpark maar beschikt over een betrouwbaar partnerschap met verschillende internationale vervoerders om op deze manier Europese dekking aan te kunnen bieden aan haar klanten.  

Sociale Innovatie
KLG Europe is een familiebedrijf dat beschikt over een informele bedrijfscultuur. De organisatie beschikt over ‘een hart en een ziel’ (dit zijn de woorden van één van de geïnterviewden). Door de dynamische omgeving van de organisatie staat verandersnelheid hoog in het vaandel. KLG Europe verwacht van haar medewerkers dat zij initiatief durven te nemen, kritisch zijn op hun eigen werk en de vrijheid voelen om zaken te verbeteren en hier actief in deel te nemen. Er wordt van teams en afdelingen een hoge mate van zelfredzaamheid verwacht. Door de snelle groei van de organisatie is de vernieuwing van de interne organisatie wat achter gebleven, het MT heeft aangegeven hier beter op in te willen spelen.
In 2018 heeft KLG Europe de keuze gemaakt om te participeren als één van de bedrijven aan het SILL project (Sociale Innovatie Logistiek Limburg). De organisatie laat hiermee zien dat ze er bewust voor kiest om naar de medewerkers te luisteren in plaats van ‘door te denderen in de waan van de dag’. Het doel van KLG Europe is medewerkers mee laten denken en mee te laten beslissen over vernieuwingen en innovaties van de organisatie en in het operationele proces. Met de deelname aan het SILL project werden de eerste stappen gezet richting sociale innovatie binnen de organisatie.  

Aanleiding
De aanleiding om actief deel te nemen aan het SILL project, was om te werken aan de sociale innovatie, de  betrokkenheid van de medewerkers te vergroten en te luisteren naar de ideeën die medewerkers hebben. Sociale innovatie zorgt naast meer medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid ook voor meer vernieuwingen, meer productiviteit en winstgevendheid.  De gedachte van KLG Europe daarachter is: ‘Op dit moment doen we het goed, maar om dat zo te behouden is innoveren belangrijk. Stilstaan is achteruitgaan.’ Daarnaast is KLG Europe zich bewust van haar goede bedrijfsimago en wil dit absoluut niet kwijtraken. Dit imago zorgt voor het aantrekken van nieuwe medewerkers maar ook voor het binden van haar huidige medewerkers.  

Aanpak
Om mee te doen aan het SILL project werd er intern een SILL-team opgericht, bestaande uit ‘ambassadeurs’ van verschillende afdelingen. De ‘ambassadeurs’ zijn persoonlijk benaderd en gevraagd om deel uit te maken van dit team. Het voornaamste criterium om medewerkers voor te dragen en uit te nodigen was: ‘Wie krijgt van zoiets energie?’
KLG Europe participeerde in de externe SILL-bijeenkomsten met andere logistieke bedrijven, waar ze ondersteuning kregen van de begeleiders van de Fontys Hogeschool. De inzet van de andere organisaties in het SILL project zorgde voor inspiratie. De interne acties omtrent sociale innovatie en de interne SILL bijeenkomsten werden door een projectbegeleider van Fontys bijgewoond. De acties, in het kader van SILL, binnen KLG werden bekend gemaakt aan de hand van flyers en banners, daarnaast gedeeltelijk ook via social media.
De ‘ambassadeurs’ werden op pad gestuurd om de verbeterpunten en ideeën die intern opborrelden bij elkaar te brengen. Daarnaast is er een interne enquête gehouden om de betrokkenheid en de urgentie van een aantal punten te toetsen. De respons op deze enquête was groot, 95% heeft deze enquête ingevuld. Dit gaf de ambassadeurs grote voldoening.
De binnengekomen punten zijn gerubriceerd aan de hand van het onderwerp, urgentie, toepasbaarheid en uitvoerbaarheid. Op alle ingediende punten is terugkoppeling gegeven of deze zouden worden opgepakt, op welke manier en op welke termijn. Punten die in het desbetreffende werkoverleg konden worden afgehandeld werden daar opgepakt. Voorstellen die de arbeidsvoorwaarden betroffen, werden bij de directie neergelegd. Voorstellen die snel konden worden uitgevoerd, werden meteen ter hand genomen. Voor een selectie van voorstellen werden projectgroepen in het leven geroepen waarbij ook de indiener van het voorstel actief werd betrokken. Aan een aantal van deze projecten wordt nog steeds gewerkt.
Enkele voorbeelden van snel ingevoerde verbeteringen zijn; betere bereikbaarheid van medewerkers op het warehouse en crossdock (dit zorgt voor snellere afhandeling van vragen, kortere lijnen en meer betrokkenheid). De kantine is aantrekkelijker gemaakt met een likje verf, nieuw meubilair, nieuwe keuken, gezellige zitjes en er is een aantal gezelschapsspellen aangeschaft. De plastic bekers zijn vervangen voor kartonnen bekers vanwege het milieuaspect. Het doel hiervan was een gezellige ontmoetingsplek voor medewerkers te creëren.
Daarnaast zijn er diverse ergonomische maatregelen genomen en hulpmiddelen aangeschaft en de mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen is gerealiseerd.
Een interne projectgroep werkt aan een voorstel om de e-mailcultuur te verbeteren.
Het KLG Europe SILL-team gaat, ook al is het SILL project afgelopen, gewoon door met het afhandelen van alle ingediende punten en met het oproepen en verzamelen van nieuwe verbeterpunten. Het plan om het beste idee van 2019 te bekronen en daar een passende prijs aan toe te kennen ligt nog op tafel ter discussie. Het interne SILL-team komt frequent bijeen, ongeveer 1x in de 6-8 weken.
Aldus worden de volgende stappen van het stappenplan richting vernieuwing van de arbeidsorganisatie voorbereid.  

Resultaten
Het belangrijkste resultaat is dat de medewerkers bij KLG Europe zich meer betrokken en beter gehoord voelen. De medewerkers merken dat hun ideeën serieus worden opgepakt en zij worden in het verwerkingsproces meegenomen. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en draagt bij aan een cultuur waarin iedere medewerker op zijn manier inbreng heeft en instemming kan geven. Dit zorgt voor wederzijds vertrouwen, vernieuwingen worden daardoor sneller en makkelijker omarmt. Een algemeen effect van het project is dat de kern van betrokkenheid begint en eindigt bij communicatie. Hierbij is belangrijk dat de informatie op tijd wordt gegeven en juist is. KLG Europe speelt hier momenteel op in door een communicatietraining te verzorgen voor haar werknemers. Dit draagt bij aan de zelfstandigheid, de betrokkenheid en de zelfsturing. Medewerkers kunnen praktische beslissingen snel nemen doordat de juiste informatie overal aanwezig is.  

Lessons learned
Meedoen aan zo’n project met andere logistieke bedrijven in de regio en met de ondersteuning van kennisinstellingen geeft een ‘boost’ aan intenties die al lang aanwezig waren maar door de drukte van de dag niet volledig werden opgepakt.
Het gebruik van social media, zoals facebook, intranet etc. maakt het makkelijker om een plan in het hele bedrijf te laten leven. Het is dus belangrijk dat er medewerkers betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering die daar handig gebruik van weten te maken.
Kennis en ervaring met andere logistieke bedrijven delen, werkt stimulerend en bevordert de leergierigheid van de organisatie.
Begeleiding door een onafhankelijke en onpartijdige buitenstaander zoals de kennisinstelling Fontys, is nuttig en zorgt voor ‘een stok achter de deur’.   

Referentie
Deze casebeschrijving kwam tot stand na interviews door F. Vaas (TNO) met een Management assistant, een Teamleider crossdock, een Transport coordinator en de Quality & Legal manager. 
Zie ook de website van KLG Europe: https://www.klgeurope.com/

Kenmerken