Moneypenny, shaping the future of work

2019 – In 2011 nam de Kennisbank een item op over Moneypenny; wij ontleenden dat aan de website van de voormalige stichting Telewerkforum. Dat verhaal is nu als bijlage toegevoegd aan dit nieuwe item. In 2019 is op basis van interviews met vier mensen uit dit bedrijf onderstaande nieuwe case-beschrijving gemaakt.

Moneypenny is een detacherings- en consultancybureau. In 2000 richtte Marianne Sturman een BV op; zij is daar nog steeds 100% eigenaar van. Het is een bemiddelingsbureau voor mensen die flexibel in tijd en plaats willen werken en bedrijven die een betrouwbare flexibele schil willen opbouwen voor de opvang van (pieken in) uitvoerende taken. Inmiddels noemt Moneypenny zo’n detachee een ‘Virtual Assistant’**. In 2008 voegden Suzan Smulders en Marianne een tweede BV aan Moneypenny toe; zij zijn daar samen eigenaar van. Vanuit deze BV verlenen zij consultancy-diensten en trainingen op het terrein van Het Nieuwe Werken of ‘remote werken’.

Sinds 2011 zijn in de diensten die Moneypenny aanbiedt geen grote veranderingen opgetreden. Wel is er een enorme groei in de vraag naar Virtuele Assistenten (VA).
Nu werken er 82 mensen voor Moneypenny bij klanten, waarvan 50 VA’s en 32 notulisten.

Sociale innovatie
Moneypenny is opgericht om de groep mensen op de arbeidsmarkt te bemiddelen, die niet van 9 – 5 en niet op een vaste plaats (een kantoor) willen of kunnen werken en die wel willen participeren voor een zelf te bepalen aantal uren en op een zelf gekozen plaats. Het kan gaan om mensen met een zorgtaak (in de praktijk van Mp nog steeds vooral vrouwen) of met een substantiële andere bezigheid (bijvoorbeeld: een yoga-school), hobby of sport en om mensen met een fysieke arbeidsbeperking. Het initiatief sloot aan bij een toenemende behoefte van ondernemingen aan het creëren van een flexibele schil en werd steeds beter realiseerbaar door digitalisering en informatie- en communicatietechnologie. Meer remote werken kan ook bijdragen aan het verlichten van de krapte op de arbeidsmarkt omdat dit het participeren van een hele groep mensen die dat anders niet had gekund, mogelijk maakt en ook het wervingsgebied vergroot. Bovendien wordt op kantoorruimte bespaard en op reiskosten en dus op CO2 uitstoot als gevolg van woon-werkverkeer.

Werkwijze en besturing
Alle medewerkers en de partners werken nog steeds tijd- en plaats onafhankelijk. Moneypenny heeft geen eigen kantoor meer, maar ze zijn lid van een verzamelkantoor aan de Zuidas in Amsterdam en kunnen daar gebruik maken van werk- en overlegplekken.
Een vast team van 7 mensen, waaronder de twee partners, verrichten de taken op het gebied van marketing, sales, acquisitie en intake van opdrachten, officemanagement en recruiting alsmede de consultancy-diensten. Zij sturen de VA’s en notulisten aan, zij sturen op output en beoordelen op kwaliteit. Zij gaan uit van vertrouwen in de medewerkers en verwachten transparantie van hen. Deze 7 mensen werken in hoge mate zelfsturend en als team. De meesten uit dit kernteam werken ook een deel van hun tijd voor opdrachtgevers.  Zij hebben elke maandag een teamcall.
De VA’s worden vanaf de intake van een opdracht betrokken bij het maken van (raam)afspraken met de opdrachtgever over de wijze van uitvoeren van de opdracht. Daarbij wordt de opdrachtgever goed duidelijk gemaakt dat het om remote werk gaat en dat hij of zij niet mag verlangen dat de VA op vaste tijden en plekken werkt. Wel kunnen er afspraken gemaakt worden over bijvoorbeeld een dagelijkse bereikbaarheid in een blok of blokken van tijd. De VA’s zijn verder volledig autonoom in de uitvoering van de opdracht en in het invullen van de afspraken met de opdrachtgever. De VA’s hebben een aanspreekpunt bij Moneypenny. In het begin van een nieuwe opdracht hebben ze daarmee iets frequenter contact en overigens is er elke maand een contactmoment en op verzoek spreken ze elkaar tussendoor. Deze contacten zijn informeel, meestal telefonisch en verlopen niet via een vaste agenda.
Eén van de mensen uit het kernteam coacht en traint de VA’s. Zij voert tenminste 2 keer per jaar een formeel ontwikkelingsgesprek met hen; zij doet dit volgens een vast stramien.
De besluitvorming  en communicatie is verder zeer open en wordt ondersteund door intranet en platforms om informatie en lessen te delen of om elkaar te helpen. Ideeën voor vernieuwing van werkprocessen of gebruik van digitale tools vinden makkelijk hun weg naar boven en worden overgenomen door Marianne als ze werken. Er is jaarlijks een Moneypenny Dag; dat is face2face op een mooie locatie en met een mooi programma van sprekers.
De consultancy diensten worden vooral door Susan Smulders geleverd. Zij ondersteunt private en publieke organisaties bij het beantwoorden van de vragen ‘hoe willen we nou eigenlijk werken, hoe flexibel willen we zijn en hoe verschaffen we medewerkers zeggenschap over waar en wanneer zij werken?’. En structureler: hoe kunnen we alle taken zo over nieuwe functies verdelen (‘jobcrafting’) dat er ruimte ontstaat om tijd en plaats onafhankelijk te werken. Het trainingsprogramma houdt in: trainingen op het gebied van communicatie (via digitale tools) en bijvoorbeeld het geven van feedback.

De arbeidsrelatie
De sociale innovatie zit hem bij Moneypenny vooral ook in de vernieuwing van de arbeidsrelatie. Van de 50 VA’s staan er 10 op de loonlijst van Moneypenny; 40 VA’s zijn uitzendkrachten. Met de VA’s in loondienst is er een arbeidsovereenkomst, aanvankelijk voor bepaalde tijd en als beide partijen tevreden zijn, wordt het een contract voor onbepaalde tijd. De uitzendkrachten zijn in dienst van de firma All About Flex. Zij werken volgens de ABU-cao. Er worden flexibele uren afgesproken.
De 30 notulisten zijn niet in dienst; dat zijn ZZP-ers.
Voor de werknemers worden premies voor de werknemersverzekeringen afgedragen door Moneypenny en All About Flex. Er is geen sprake van deelname aan een pensioenfonds en dus geen opbouw van pensioen voor en door de medewerkers; zij worden geacht zelf voor hun pensioen te sparen of een verzekering af te sluiten. Moneypenny verstrekt geen apparatuur (‘bring your own devices’), maar wel een office-licentie.

Aanpak en ontwikkeling
Het Nieuwe Werken en het managen op basis van vertrouwen behoefde bij Moneypenny niet geïmplementeerd te worden want daar was de organisatie voor opgericht en medewerkers werden en worden er op geselecteerd dat ze dat zelf willen en kunnen. De eerste jaren meldden zich vooral jonge moeders die een deeltijdbaan met de zorg voor hun kinderen wilden combineren. De laatste 10 jaren is er ook belangstelling bij pas afgestudeerden die naast een beroepsloopbaan ook andere ambities hebben, die gewoon meer flexibiliteit verlangen om andere dingen op te pakken, die de kwaliteit van leven boven een alles opeisende carrière stellen, die geen zin hebben om vijf dagen in de week naar kantoor te reizen, of die in het buitenland willen wonen. Als voorbeeld van het laatste: een vrouw die de HR functie ondersteunt, oont in Duitsland; zij voert gesprekken met sollicitanten via Skype.
Aanvankelijk was veel overredingskracht nodig bij het werven van opdrachten om duidelijk te maken dat de opdrachtgever zich geen zorgen behoefde te maken over de output van de VA en de kwaliteit van het geleverde werk ook al kon hij of zij niet op elk moment en fysiek controleren of zo iemand wel aan het werk was en hoe dat ging. Daarin is wel verandering gekomen de laatste jaren. Enerzijds omdat het maatschappelijk veel gangbaarder is om zaken op afstand te regelen en anderzijds omdat er ook technisch veel meer mogelijk is. Je kunt bellen en vergaderen over internet, gelijktijdig met een collega op afstand aan een tekst werken, de meest recente versie van een stuk vinden in de cloud, zaken regelen en plannen via whatsapp of outlook etc. Naar schatting 90% van het uitvoerende ondersteunende werk is op afstand te doen.
In de loop der jaren is er veel meer aandacht nodig gebleken voor de communicatie met en tussen de medewerkers en voor begeleiding en training. Voor de VA’s is er nu  een begeleidings-, coachings- en trainingsprogramma. De trainingen betreffen communicatievaardigheden, het geven van feed back en vakinhoudelijke kennis en vaardigheden.
Er is Intranet en er zijn digitale platforms voor het delen van kennis, gebruik van nieuwe tools en vernieuwingsvoorstellen. Ook worden zorgen gedeeld over bijvoorbeeld de work-life balance: ‘hoe houd je thuis werk en privé uit elkaar’, ‘hoe zet je het denken over je werk stop als de kinderen uit school komen’?

Resultaten
Moneypenny groeit nog steeds in omzet en personeel en presteert goed.
De medewerkers waarderen de hoge mate van flexibiliteit en vrijheid en vooral de autonomie, zeggenschap en eigen regie over wat, hoe, waar en wanneer ze werken. Bij het ontwikkelingsgesprek wordt hen gevraagd hoe ze het werk waarderen en de score is gemiddeld 8,5

Innovatie van Moneypenny ’s diensten
Moneypenny werkt steeds aan de vernieuwing van het dienstenaanbod. Zo is het al voorgekomen dat bedrijven complete ondersteunende afdelingen outsourcen en neerleggen bij Moneypenny die daarvoor de werkprocessen ontwikkelt en de nodige ICT oplossingen aandraagt. Steeds meer wordt met bedrijven meegedacht over hoe bijvoorbeeld functies waarvoor geen goede specialisten zijn te vinden, geschikt gemaakt kunnen worden (jobcrafting) voor remote werken, zodat uit een groter gebied personeel geworven kan worden.
Daarnaast ontwikkelt het bedrijf een concept voor een ‘virtuele professional’ die het zou kunnen detacheren bij opdrachtgevers. Immers, ook een programmeur, marketeer, bedrijfsjurist, HR medewerker en technicus kunnen remote werken.

Lessons learned
De belangstelling en de mogelijkheden voor plaats en tijd onafhankelijk werken nemen in het algemeen toe en nieuwe groepen zoals pas afgestudeerden, zijn er de laatste jaren in geïnteresseerd.
Door werkgevers wordt remote werken steeds makkelijker en voor meer (vooralsnog uitvoerende) functies geaccepteerd.
Er is aandacht nodig voor de training en coaching van en communicatie met en tussen virtuele werkenden. Met de beschikbare digitale tools kom je hierin heel ver.
Punt van zorg en aandacht is de work-life balance en hoe om te gaan met werkdruk.

Referentie
Bovenstaande case-beschrijving is gebaseerd op interviews met Marianne Sturman en Suzan Smulders (Eigenaren/Directeuren) en Marjolein Richter (Coach voor VA’s) en Charlotte Tee (Accountmanager) van Moneypenny door Fietje Vaas.
Het Nieuwe Werken bij Moneypenny (2011), de eerste tekst over Moneypenny op deze kennisbank, is opgenomen als bijlage.

**Zie de Whitepapers van Moneypenny, gratis te downloaden via de website: https://moneypenny.nl/het-nieuwe-werken-consultancy/publicaties/whitepapers-downloaden/

 

Thema: Het Nieuwe Werken, Slimmer werken, Slimmer reizen
Sector: Zakelijke diensten
Bron: Case

 

Kenmerken