Zonnehoeve anders. Een plek waar ‘mensen kansen geven’ centraal staat
2017 – Zonnehoeve Productions is een maatwerkbedrijf in Vlaanderen, actief in verpakkingen en houtbewerking, een bedrijf in de ‘sociale economie’. Zij bieden werkplekken voor ‘doelgroep medewerkers’ die direct worden aangestuurd en ondersteund door ‘Monitoren’ (verg. de Sociale Werkplaats in NL). Bij de Zonnehoeve werken 188 mensen, waarvan 143 ‘doelgroepmedewerkers’.
In 2015 werd bij dit bedrijf een ESF project ‘Anders organiseren’ uitgevoerd. Daarop én op de ontwikkelingen daarna wordt teruggekeken in een artikel in het leden-magazine van Flandres Synergy, Inspireert, nummer 10, juni 2017. In het onderstaande treft u een samenvatting van dit artikel aan.
In 2015 werd bij dit bedrijf een ESF project ‘Anders organiseren’ uitgevoerd. Daarop én op de ontwikkelingen daarna wordt teruggekeken in een artikel in het leden-magazine van Flandres Synergy, Inspireert, nummer 10, juni 2017. In het onderstaande treft u een samenvatting van dit artikel aan.
De Sociale Innovatie
Het bedrijf kende drie afdelingen: de Verpakkingsafdeling, de Beddenafdeling (houtbewerking) en een Enclave afdeling. Van uit de laatst genoemde afdeling werden mensen op dag-basis uitgeleend aan derden. Er was een sterk hiërarchische structuur. Na een participatieve procesanalyse en diverse opleidingen is de structuur herzien. Binnen één afdeling Verpakkingen + Enclaves enerzijds en een afdeling Bedden anderzijds zijn vaste teams gevormd die in 2018 zelfsturend moeten zijn. De lay out van de productiehallen is aan de nieuwe situatie aangepast. Steeds meer taken en bevoegdheden worden naar beneden verlegd. De Productieleider die aan het hoofd van een afdeling staat doet nu veel meer commerciële taken en behartigt zaken die voorheen door de Directie werden afgedaan. De productieteams worden aangestuurd door een team van ‘Monitoren’ die zich bezighouden met de planning, verlofregelingen, coachen van doelgroepmedewerkers en het hun aanleren van nieuwe taken. Vroeger blusten ze brandjes en sprongen in bij de productie.
Het bedrijf kende drie afdelingen: de Verpakkingsafdeling, de Beddenafdeling (houtbewerking) en een Enclave afdeling. Van uit de laatst genoemde afdeling werden mensen op dag-basis uitgeleend aan derden. Er was een sterk hiërarchische structuur. Na een participatieve procesanalyse en diverse opleidingen is de structuur herzien. Binnen één afdeling Verpakkingen + Enclaves enerzijds en een afdeling Bedden anderzijds zijn vaste teams gevormd die in 2018 zelfsturend moeten zijn. De lay out van de productiehallen is aan de nieuwe situatie aangepast. Steeds meer taken en bevoegdheden worden naar beneden verlegd. De Productieleider die aan het hoofd van een afdeling staat doet nu veel meer commerciële taken en behartigt zaken die voorheen door de Directie werden afgedaan. De productieteams worden aangestuurd door een team van ‘Monitoren’ die zich bezighouden met de planning, verlofregelingen, coachen van doelgroepmedewerkers en het hun aanleren van nieuwe taken. Vroeger blusten ze brandjes en sprongen in bij de productie.
Aanleiding
Een belangrijke aanleiding voor het project Anders Organiseren was de behoefte om beter en flexibeler te kunnen inspelen op de marktvraag die van grote series verandert naar kleine series en maatwerk.
Maar er waren ook interne problemen die om oplossingen vroegen. De al genoemde hiërarchische structuur maakte dat mensen van de vloer zelfs voor kleine beslissingen de directie aanspraken. De Monitoren en de mensen van de ondersteunende staf waren door gebrek aan stroomlijning in de productie voortdurend bezig brandjes te blussen en moesten dan om hun eigen werk af te krijgen overwerken. Ze waren ook gefrustreerd en gestrest en dat werd gevoeld door de doelgroepmedewerkers.
Een belangrijke aanleiding voor het project Anders Organiseren was de behoefte om beter en flexibeler te kunnen inspelen op de marktvraag die van grote series verandert naar kleine series en maatwerk.
Maar er waren ook interne problemen die om oplossingen vroegen. De al genoemde hiërarchische structuur maakte dat mensen van de vloer zelfs voor kleine beslissingen de directie aanspraken. De Monitoren en de mensen van de ondersteunende staf waren door gebrek aan stroomlijning in de productie voortdurend bezig brandjes te blussen en moesten dan om hun eigen werk af te krijgen overwerken. Ze waren ook gefrustreerd en gestrest en dat werd gevoeld door de doelgroepmedewerkers.
Aanpak
Het initiatief om anders te gaan organiseren kwam vanuit de directie maar in de uitwerking en implementatie participeerden en participeren nog steeds de Monitoren en de staf. Bij de start werd een 10-daagse interne opleiding gegeven aan de eerstelijns leidinggevenden, de Monitoren. Daarin kwamen bijvoorbeeld aan de orde: teamwerk en leidinggeven, lean-denken, de 5 S-en aanpak en werkplaatsorganisatie. Vervolgens startte een Stuurgroep een procesanalyse. Deze Stuurgroep was samengesteld uit Directie, Hoofden ondersteunende diensten, Productieleiders en vertegenwoordigers van de Monitoren. Uit de procesanalyse kwamen de productiestromen naar voren waarbinnen nieuwe vaste teams konden worden gevormd. Voor diverse knelpunten werden werkgroepen gevormd (bijvoorbeeld de werkgroep Magazijnwerking).
De teams werden geleidelijk opgestart; men begon met elke dag even samen te komen, er werd een teambord geïnstalleerd voor het delen van informatie en de Monitoren gingen de taken over de doelgroepmedewerkers verdelen naar het principe ‘ieder doet wat hij of zij het beste kan’. De Monitoren leren langzaam aan om niet de problemen voor de medewerkers op te lossen, maar hen zo veel mogelijk dat zelf te laten doen.
Het initiatief om anders te gaan organiseren kwam vanuit de directie maar in de uitwerking en implementatie participeerden en participeren nog steeds de Monitoren en de staf. Bij de start werd een 10-daagse interne opleiding gegeven aan de eerstelijns leidinggevenden, de Monitoren. Daarin kwamen bijvoorbeeld aan de orde: teamwerk en leidinggeven, lean-denken, de 5 S-en aanpak en werkplaatsorganisatie. Vervolgens startte een Stuurgroep een procesanalyse. Deze Stuurgroep was samengesteld uit Directie, Hoofden ondersteunende diensten, Productieleiders en vertegenwoordigers van de Monitoren. Uit de procesanalyse kwamen de productiestromen naar voren waarbinnen nieuwe vaste teams konden worden gevormd. Voor diverse knelpunten werden werkgroepen gevormd (bijvoorbeeld de werkgroep Magazijnwerking).
De teams werden geleidelijk opgestart; men begon met elke dag even samen te komen, er werd een teambord geïnstalleerd voor het delen van informatie en de Monitoren gingen de taken over de doelgroepmedewerkers verdelen naar het principe ‘ieder doet wat hij of zij het beste kan’. De Monitoren leren langzaam aan om niet de problemen voor de medewerkers op te lossen, maar hen zo veel mogelijk dat zelf te laten doen.
Resultaten
Op het moment van de interviews ten behoeve van het artikel is de Zonnehoeve anderhalf jaar bezig. De omslag is sneller gegaan dan de Directrice had verwacht.
De Monitoren zijn minder gestrest en de rentabiliteit is enorm gestegen. De mensen – ook de doelgroepers – dragen meer verantwoordelijkheid en zitten goed in hun vel.
Op het moment van de interviews ten behoeve van het artikel is de Zonnehoeve anderhalf jaar bezig. De omslag is sneller gegaan dan de Directrice had verwacht.
De Monitoren zijn minder gestrest en de rentabiliteit is enorm gestegen. De mensen – ook de doelgroepers – dragen meer verantwoordelijkheid en zitten goed in hun vel.
Lessons learned
Een directeur die gelooft in de verandering is zeer heilzaam.
Een geleidelijke en participatieve aanpak heeft hier heel goed gewerkt.
Een directeur die gelooft in de verandering is zeer heilzaam.
Een geleidelijke en participatieve aanpak heeft hier heel goed gewerkt.
Referentie
Moerenhout, Ann. ‘Zonnehoeve anders. Een plek waar ‘mensen kansen geven’ centraal staat.’ In; Flandres Synergy ledenmagazine: Inspireert, nummer 10, juni 2017. Goede Praktijken. pp. 8 – 12.
Dit artikel en het hele Magazine zijn opgenomen als bijlage.
Zie voor meer informatie over de Nieuwe Arbeidsorganisatie in de sociale economie: https://www.socialeeconomie.be/innovatieve-arbeidsorganisatie
Moerenhout, Ann. ‘Zonnehoeve anders. Een plek waar ‘mensen kansen geven’ centraal staat.’ In; Flandres Synergy ledenmagazine: Inspireert, nummer 10, juni 2017. Goede Praktijken. pp. 8 – 12.
Dit artikel en het hele Magazine zijn opgenomen als bijlage.
Zie voor meer informatie over de Nieuwe Arbeidsorganisatie in de sociale economie: https://www.socialeeconomie.be/innovatieve-arbeidsorganisatie
Kenmerken
